Маркировка почтовых отправлений

Казалось бы, с наступлением эры всеобщей компьютеризации, появлением Интернет и электронной почты такое понятие как письма в конверте давно должны стать анахронизмом. Не тут-то было: люди по всему миру продолжают отправлять тонны корреспонденции: поздравительные открытки, документы, квитанции, рекламную информацию и многое другое. Не менее значимыми почтовыми отправлениями являются посылки и бандероли. Одним из ключевых факторов, который обеспечивает точную и бесперебойную доставку больших потоков отправлений является качественная маркировка. О ней и пойдет речь в нашем материале.

Маркировка исходящей корреспонденции

Оптимизировать рабочее время секретаря и ускорить работу по обработке и отправке исходящей корреспонденции поможет печать адресных этикеток на письма. Особенно это актуально для крупных компаний с большим объемом внешнего документооборота. При оформлении множества писем для отправки вручную возникает большая вероятность ошибок. Прибавьте к этому сложности в прочтении адреса, например, из-за неразборчивого почерка и гарантии того, что важные документы дойдут до адресата в срок начинают катастрофически снижаться.

Однако применение новейших технологий обработки исходящей корреспонденции предоставляют возможность не только избежать ошибок и оптимизировать процесс, но и помогут в дальнейшем при отслеживании исходящих писем компании и составлении отчетности. Все это сделает работу секретаря более эффективной. И для этого не надо внедрять сложные системы и покупать дорогостоящее оборудование. Достаточно приобрести недорогой компактный принтер для печати адресных этикеток, которые потом можно легко наклеить на конверты. Причем для работы можно использовать стандартные офисные программы.

Для отслеживания заказных писем почтовые и курьерские службы используют технологию штрихового кодирования. Она позволяет организовать простую и оперативную обработку корреспонденции, избежать ошибок и проследить путь письма на каждом этапе доставки. Достигается это следующим образом: в электронную базу вносятся данные об отправлении – адрес, ФИО (или наименование) получателя. Затем письму присваивается индивидуальный штрих-код, который распечатывается на принтере этикеток и наклеивается на конверт. Штрих-код содержит всю необходимую информацию для качественной идентификации письма, а значит, отправитель может быть уверен, что письмо не потеряется и дойдет до адресата в срок.

Маркировка посылок и бандеролей

Габаритные почтовые отправления делятся на посылки и бандероли. Бандероль – это почтовое отправление с малоценными печатными изданиями, рукописями и фотографиями. Бандеролью можно переслать малоценные печатные издания, рукописи, фотографии. Посылка – почтовое отправление с предметами культурно-бытового и иного назначения. Она предназначена для отправки печатных изданий, рукописей, фотографий весом более 2 кг, а так же предметов культурно-бытового и иного назначения. Существуют так же ограничения по размеру и весу (min, max) отправлений. Например, посылка не должна превышать вес 10 кг. Посылки массой свыше 10 кг называются тяжеловесными. Для них предусмотрен особый порядок приемки и отправки.

Идентифицировать посылки и бандероли позволяет простое решение: данные об отправлении зашифровываются в семизначный бар-код. Первые две цифры кода содержат информацию о получателе посылки, следующая пара чисел обозначает отправителя, затем одно число выделяется для идентификации контрагента, а две последние цифры информируют о дате отправления посылки. Приемщик вносит все необходимые данные об отправлении в единую электронную систему, а так же указывает особые параметры и условия перевозки груза при их наличии. Распечатанная этикетка со штрих-кодом приклеивается на коробку в специально обозначенное «окно». Затем посылки доставляются из пункта приема и распределения к месту отправки ЖД, авиа- или морским транспортом.

Технология штрихового кодирования – это самый удобный и доступный способ идентификации почтовых отправлений, – считает Максим Егоров, руководитель службы технической поддержки ООО «Первая Экспедиционная компания». – Успех работы нашей компании зависит от быстрых и качественных перевозок, при которых любые ошибки должны быть сведены к минимуму. В нашем случае грамотно организованная система маркировки – это залог качественного оказания услуг нашим клиентам.

Важно, чтобы штрих-код, наименование товара и другая информация, содержащаяся на этикетке, была легко и хорошо читаема. Для маркировки коробок подойдут бумажные термо- и термотрансферные этикетки больших размеров – 100x72 мм, 150x50 мм, 150x207 мм.

Этикетки

Для маркировки почтовых отправлений идеально подойдут бумажные самоклеящиеся этикетки. Они делятся на простые термоэтикетки и термотрансферные.

Термоэтикетки изготовлены из термобумаги. Они недорогие и простые в изготовлении. Для печати таких этикеток не нужна красящая лента – достаточно термопринтера и рулона этикеток. К «минусам» термоматериала можно отнести его подверженность истиранию и воздействию солнечных лучей. Термоэтикетки отлично подойдут для печати адресных наклеек на конверты.

Бумажные термотрансферные этикетки бывают матовыми и полуглянцевыми. Их отличает более высокая устойчивость к воздействиям внешних факторов: они устойчивы к истиранию и солнечному свету. Для печати таких этикеток понадобится термотрансферный принтер и красящая лента. Термотрансферные этикетки незаменимы при маркировке посылок, бандеролей и габаритных почтовых отправлений. Информация на этикетке не сотрется при погрузке-разгрузке и перевозке.

Маркировка заказных писем осуществляется этикетками штрих-кода. Обычно это этикетка размером 10х20 мм, которая наклеивается в специальное окно или просто на конверт. Этикетка содержит штрих-код, в котором закодирована информация об отправителе, получателе, адресе отправления и доставки письма, а так же о контрагенте.

Информационно-транспортная этикетка служит для маркировки посылок и крупногабаритных или тяжеловесных грузов. Кроме штрих-кода на такой этикетке может содержаться дополнительная информация о характере груза и особенностях его транспортировки. Иногда компании-перевозчики используют цветные этикетки для маркировки отправлений в разные города. Например, посылки, которые необходимо отправить в Екатеринбург этикетируются красными этикетками, а в Санкт-Петербург – зелеными. Использование цветных этикеток позволяет быстро на любом этапе доставки визуально оценить пункт назначения посылки.

Принтеры для печати этикеток

Для печати небольшого количества (до 1000 шт в день) адресных наклеек и этикеток штрих-кода идеально подойдет термопринтер принтер Proton DP-2205. Три одинаковые этикетки размером 58х40 мм он напечатает меньше, чем за одну секунду! А значит, он способен сократить время секретаря на обработку исходящей корреспонденции почти в 20 раз! Больше не придется подписывать письма вручную, достаточно распечатать адреса на этикетках и наклеить на конверты.

Лучшим решением для транспортных и почтовых компаний со средним потоком перевозок станет Datamax-O’Neil M-4210. Он может печатать этикетки разных размеров – от 19 до 118 мм шириной! Длина печати принтера составляет от 6 до 2475 мм. Ключевые особенности принтера в том, что при компактных размерах (ширина 257 мм, длина 462 мм, высота 259 мм) он обеспечивает промышленное качество печати этикеток, принтер легко впишется в уже имеющийся парк оборудования и поддерживает универсальный принцип намотки красящей ленты IN/OUT! При этом у пользователя есть возможность при оформлении покупки заказать русифицированное командное меню и M-4210 «заговорит» по-русски.

Если же необходим принтер, способный к бесперебойной работе 24 часа в сутки 7 дней в неделю – Ваш выбор должен остановиться на Datamax-O’Neil H-4212. Несмотря на промышленный масштаб он прост в управлении: с ним справится даже новичок без специальной подготовки. Облегчит работу и ЖК-дисплей. Скорость печати этикеток Datamax-O’Neil H-4212 составляет 305мм/сек с разрешением 203dpi.

Оба принтера Datamax-O’Neil выполнены в металлическом корпусе, что делает конструкцию прочной и надежно защищает от внешних воздействий.

Рекомендуем так же прочитать статью «Маркировка паллет и крупногабаритных грузов».